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Recrutement

RÉGIE DU RÉSULTAT 1

PROGRAMME DE RENFORCEMENT DES ORGANISATIONS DE LA SOCIÉTÉ CIVILE EN HAÏTI

(PROSCH)

Numéro d’identification : FED/2018/396-853

 

Termes de Référence

Recrutement du personnel externe complémentaire de la Régie

Comptable-Suppléant (e), Assistant (e)-Administratif (ve), Chauffeur-Messager et Ménagère. 

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A.- Contexte

Le Programme de Renforcement des Organisations de la Société Civile en Haïti (PROSCH), dont le Devis-Programme (DP) fait partie intégrante, répond à la volonté conjointe de l’État haïtien[1] et de la Commission de l’union européenne (UE)[2] de développer et consolider le dialogue entre l’État et les Organisations de la société civile (OSC), en renforçant les capacités de ces dernières leur permettant ainsi de jouer pleinement leur rôle d’actrices de développement dans une société démocratique et ainsi devenir de véritables interlocutrices de l’État. Le maître d’œuvre du Devis-Programme est le Ministère de la Planification et de la coopération externe (MPCE).

L'objectif général du DP est d’accroître la participation égalitaire citoyenne dans la gouvernance de l'action publique au niveau local et national, en particulier dans les secteurs prioritaires de la coopération UE-Haïti et plus spécifiquement de promouvoir un environnement propice pour les OSC par la révision du cadre légal et institutionnel, et par la mise en place de conditions d'accès aux informations et données publiques.

Quatre Ministères participent à la mise en place de cet environnement : le Ministère de la Planification et de la coopération externe (MPCE), le Ministère de l’Intérieur et des Collectivités Territoriales (MICT), le Ministère des Affaires Sociales et du Travail (MAST) et le Ministère à la Condition Féminine et aux Droits des Femmes (MCFDF).

Ce programme répond à l’une des trois (3) approches retenues dans le Programme indicatif national (PIN) du 11ème Fonds européen de développement (FED 2014-20) : « L’appui direct à la société civile à travers des actions transversales de renforcement des capacités, de structuration ainsi que d'appui au dialogue avec l'État ». Les actions prévues dans le devis-programme répondent à la nécessité que l’ensemble des catégories d’OSC dispose d’un cadre légal (loi-cadre, procédures, règlements, etc.) définissant leur statut, leur fonctionnement et leurs champs d’action.

Aujourd’hui, la société civile se trouve face à plusieurs interlocuteurs étatiques. Il manque une coordination fonctionnelle entre les départements ministériels responsables en relation avec les différentes catégories d’OSC. Ce contexte favorise une situation de « non-règles établies » qui pousse une proportion très importante d’OSC, notamment les Organisations communautaires de base (OCB), à se cantonner dans l’informel.

Sur la base des problèmes identifiés et en lien avec les engagements de l’UE vis-à-vis de la société civile, le PIN 11eme FED et le PSDH, le DP visera spécifiquement à promouvoir un environnement propice pour les OSC haïtiennes, notamment à travers l’appui à l’harmonisation et la modernisation du cadre légal institutionnel, et la réflexion autour de l’accès à l’information publique pertinente, en faveur des OSC.

B.- Justification

Dans le cadre du Devis-Programme, le MPCE requiert un renforcement du personnel de la Régie pour la conduite de ses activités. Il est prévu de recruter pour une période de dix-huit mois,  soit correspondant à la durée restante d’exécution du DP (y compris les quatre mois de clôture) : Un (e) Comptable- Suppléant (e) ; un (e) Assistant (e)- Administratif (ve) ; un Chauffeur-Messager et une Ménagère.

C.- Processus de Recrutement

En vue de procéder au recrutement à l’externe du personnel additionnel à la régie, sont défini deux (2) protocoles correspondant aux différentes catégories d’emploi en question.  Ils respectent les procédures « PRAG » de l’Union Européenne et tiennent compte également de celles appliquées dans la fonction publique haïtienne.

Il se déroule comme suit pour les catégories :

Personnel Professionnel Diplômé ou Certifié   &  Personnel Administratif:

  1. Un avis de recrutement précisant : le lieu, la date et l’heure du dépôt de candidature, est publié dans au moins un journal à grand tirage ;
  2. Les TdR du recrutement sont publiés sur les sites web : du MPCE, du BON et de la DUE ;
  3. La Régie procède au montage d’un Comité d’Evaluation (CE), composé d’un (1) président(te), d’un (1) rapporteur (euse), de trois (3) évaluateurs (trices) et de deux (2) observateurs (trices) ;
  4. Le comité d’évaluation (CE) se réunit et procède à l’ouverture des dossiers, et à leur analyse, en fonction des critères prédéfinis dans une grille d’évaluation, en vue de présélectionner les (3) trois meilleurs candidats ;
  5. Le comité se réunit à nouveau pour la séance des entrevues. Ces derniers se tiendront de manière individuelle, avec chacun des candidats, en vue d’adopter le choix final. Au cours de l’entrevue, le CE peut mettre à l’épreuve les compétences du candidat à l’aide d’exercices pratiques liés à son domaine, dans la mesure où ceci est adopté pour tous les autres candidats. Toutefois en cas de compétence égale d’au moins deux (2) candidats, le CE peut avoir recourt à un tirage au sort, pour les départager ;
  6. L’heureux candidat signe conjointement avec la Régie un contrat dans lequel seront définies les obligations des deux (2) parties;
  7. Un rapport d’évaluation est dressé.

Catégorie Personnel de Soutien 

Le protocole pour le recrutement du personnel de cette catégorie est allégé, d’une part à cause du nombre élevé de dossiers de candidature qui pourraient être soumis, puisque le niveau de compétence sollicité est à la portée d’une grande majorité de chercheurs d’emploi et, d’autre part, tenant compte de l’aspect sécuritaire, notamment lors des déplacements dans les Départements géographiques. En conséquence, le processus se déroule comme suit : 

  1. Recherche à proximité ou sur référence, d’au moins trois (3) dossiers de candidature ;
  2. Organisation par le CE de séance d’entrevue, avec possibilité de test pratique pour les chauffeurs ;
  3. Choix définitif du CE ;
  4. Signature du contrat par les deux (2) parties ;
  5. Rapport d’évaluation.

D.- Description des postes disponibles

  1. Comptable-Suppléant (e)
    • Catégorie

      Personnel Professionnel Diplômé ou Certifié

  • Attributions

      Sous la responsabilité de la régie du Devis-Programme et sous la supervision directe de la Comptable en chef, le/ la Comptable-Suppléant (e) a pour tâches principales de :

  1. Tenir la comptabilité relative aux opérations du DP ;
  2. Saisir les transactions comptables quotidiennes avec le logiciel E-ole ;
  3. Collecter les données relatives aux achats et les analyser en vue de choisir la meilleure option;
  4. Préparer les fiches de sortie de fonds du DP et opérer le suivi des décaissements effectués;
  5. Suivre les relations avec les banques détentrices des fonds du DP gérés par la Régie et consolider les écritures comptables relatives aux transactions bancaires ;
  6. Vérifier et classer les pièces comptables ;
  7. Participer à la préparation des rapports financiers ;
  8. S’assurer de la transmission, dans le délai imparti, des rapports financiers ainsi que de tous autres documents requis par la régie ;
  9. Procéder à l’exploitation des résultats des inventaires physiques et des audits ;
  10. Assister le comptable en chef dans ses différentes taches et éventuellement la remplacer en cas d’empêchement.
  11. Effectuer, sur demande, toute autre tâche en lien avec le poste.
  • Profil et Compétences

       Le/ la Comptable-Suppléant (e) :

  1. Détenir une licence en comptabilité ;
  2. Attester d’une expérience de travail d’au moins trois (3) ans ;

       N.B. Attester d’une expérience professionnelle dans un programme financé par l’Union Européenne ou dans un autre organisme de développement est un atout;

  1. Avoir une bonne connaissance des outils informatiques (Word, Excel, logiciels comptables) ;
  2. Avoir le sens de responsabilité et de l’organisation, être discipliné (e), discret (e), honnête et capable de travailler en équipe et sous pression.

 

  1. Assistant (e)- Administratif (ve)
    • Catégorie

      Personnel Administratif

  • Attributions

       Sous la responsabilité de la Régie du Devis-Programme (DP), l’Assistant (e)- Administratif (ve) est chargé (e) de :

  1. Exécuter les tâches de secrétariat relatives à la mise en œuvre des activités du DP ;
  2. Assurer la gestion et le suivi de la correspondance ;
  3. Organiser le classement et la préservation des dossiers de la régie (correspondance, rapports d’activités et financiers, compte rendus de réunion, etc.) et des pièces comptables (fiches de dépôt, réquisition, pro-forma, demandes de décaissement, copie de chèques, fiches de paiement, etc.) ;
  4. Procéder à la reproduction des documents ;
  5. Assurer la gestion des fournitures de bureau et des produits d’entretien (gestion des stocks : approvisionnement, distribution, inventaire) et veiller à la maintenance des équipements ;
  6. Tenir à jour un registre de contact : des personnes, institutions et des firmes de service qui sont en lien avec l’exécution du devis-programme ;
  7. Contribuer à la préparation des rapports narratifs et financiers ;
  8. Organiser la logistique des réunions et des missions sur le terrain ;
  9. Participer à toutes les réunions de la régie, liées à la mise en œuvre du DP, afin d’en fixer les minutes ;
  10. Gérer la petite caisse et en fournir le rapport à la comptabilité;
  11. Effectuer, sur demande, toute autre tâche en lien avec le poste.

 

  • Profil et Compétences

       L’Assistant (e)- Administratif (ve) devra :

  1. Détenir un diplôme dans un domaine de l’administration (secrétariat, comptabilité, gestion) ;
  2. Attester d’une expérience professionnelle d’au moins deux (2) ans dans le domaine de la gestion administrative et financière ;
  3. Avoir une très bonne connaissance des logiciels informatiques (Ms Office : Excel, Word) ;
  4. Disposer d’une bonne capacité de prise de notes et de rédaction ;
  5. Maîtriser le français; la connaissance de l’anglais un atout ;
  6. Être accueillant (e), pro actif (ve), multifonctionnel (e) et polyvalent (e);
  7. Avoir le sens de responsabilité et de l’organisation, être discipliné (e), discret (e), honnête et capable de travailler en équipe et sous pression.
  8. Chauffeur / Messager
    • Catégorie

       Personnel de Soutien

  • Attributions

       Sous la responsabilité de la Régie du Devis-Programme (DP), le Chauffeur-Messager est chargé de:

  1. Assurer la conduite des véhicules du programme et garantir les déplacements du personnel de la Régie;
  2. Assurer le service de messagerie de la régie et réaliser toute autre course nécessaire ;
  3. Maintenir en bon état de fonctionnement les véhicules et tout autre matériel mis à sa disposition;
  4. Assurer quotidiennement le contrôle de routine des véhicules et signaler à l’administration tout dysfonctionnement ou panne;
  5. Assurer l’approvisionnement régulier des véhicules en carburant ;
  6. Veiller à la réalisation de la maintenance aux dates prévues ;
  7. Veiller au renouvellement des assurances et vignettes aux dates prévues ;
  8. Tenir un registre d’utilisation des véhicules selon les indications fournies par l’administration de la Régie ;
  9. Utiliser le véhicule uniquement pour les services liés aux différentes activités menées dans le cadre du Devis-Programme ;
  10. Effectuer, sur demande, toute autre tâche en lien avec le poste.
  • Profil et Compétences

       Le Chauffeur-Messager devra :

  1. Être titulaire d’un permis de conduire valide et avoir une expérience d’au moins trois (3) ans dans la conduite de véhicules légers;
  2. Attester d’une expérience de travail en tant que chauffeur dans une institution publique ou privée ;
  3. Avoir des notions de base en mécanique automobile ;
  4. Avoir atteint le niveau d’étude du cycle fondamental, avoir une compréhension du français et être capable de lire le créole ;
  5. Être disponible pour des déplacements sur le terrain donc capable de piloter sur les Routes Nationales et/ou d’accès difficiles;
  6. Maitriser le code routier et mettre en application les principes et avoir les qualités et réflexes d’un bon chauffeur;
  7. Avoir : le sens de responsabilité, le sens de protection des vies et des biens et un comportement adéquat au volant.
  8. Être une personne : active, habile, patiente, discrète, ponctuelle et capable de travailler en équipe;
  9. Présenter un test audio-visuel récent.

 

  1. Ménagère / Serveuse
  • Catégorie

       Personnel de Soutien

  • Attributions

       Sous la responsabilité de la Régie du Devis-Programme (DP), la Ménagère est chargée de :

  1. Procéder quotidiennement au nettoyage des locaux ;
  2. Préparer du café, assurer le service lors des réunions ;
  3. Gérer le stock des produits d’entretien et aviser l’administration pour leur renouvellement;
  4. Effectuer, sur demande, des petits achats ;
  5. Effectuer, sur demande, toute autre tâche en lien avec le poste.
  • Profil et Compétences

       La Ménagère devra :

  1. Avoir atteint le niveau d’étude primaire ;
  2. Doit être capable d’exécuter une liste de tâches;
  3. Attester d’une expérience d’au moins deux (2) ans dans le domaine de l’entretien de bureau;
  4. Avoir : le sens de responsabilité, de bonnes notions de propreté et d’hygiène;
  5. Être une personne serviable, active, habile et discrète;

E.- Modalités de Recrutement

 Les intéressés à ces postes, doivent se souscrire aux obligations suivantes :

1.- Du dépôt de candidature.-

  • Les candidats doivent respecter scrupuleusement les prescrits de l’avis de recrutement ainsi que des TdR publiés sur les sites web (ex : Format, lieu, Date, Heure…) ;
  • Le dossier de candidature doit être complet et conforme et comprendra les documents suivants :
  1. Une lettre de motivation du candidat ;
  2. Le curriculum vitae (CV) du candidat,  (avec copies des preuves à l’appui ex : Diplômes, Certificats, Attestations, lettres de travail etc.) ;
  3. Copie d’une pièce d’identification valide ;
  4. La copie de son numéro d’identification fiscal (NIF) pour l’exercice en cours ;
  5. Deux (2) lettres de recommandation et/ou un certificat de bonne vie et mœurs ;
  6. Une photo d’identité.

2.- Des Conditions et Restrictions.-

Les personnes dont leur candidature sera retenue seront astreintes aux conditions et restrictions suivantes :

  1. Adhérer aux principes de confidentialité et de discrétion liés au fonctionnement de la Régie ;
  2. Veiller au respect de la hiérarchie et d’autrui ;
  3. Être capable de travailler en équipe et sous pression ;
  4. Faire preuve d’honnêteté, de bonne conduite et mœurs;
  5. S’abstenir de : ni fumer, ni de consommer de l’alcool dans les véhicules et les locaux de la Régie ainsi que sur d’autres lieux de travail;
  6. Se plier à l’application de la grille salariale de la Fonction Publique (majorée des avantages sociaux liés au poste);
  7. Être disponible à travailler immédiatement ;
  8. Avoir la possibilité d’intégrer la Fonction Publique à la clôture du PROSCH, si le rendement aura été satisfaisant et si le contractuel le désire;

3.- Des exceptions.-

Les personnes faisant partie de la catégorie « personnel de soutien » sont exemptes du point 1.2. a) desdits modalités. Aussi, une seule lettre de recommandation sera acceptée au point 1.2. e). Toutefois si le candidat est déjà lié au MPCE, il peut passer outre de cette disposition.

[1] Le Plan stratégique de développement d’Haïti (PSDH) prévoit explicitement le renforcement de la société civile ainsi que la construction d’un partenariat portant sur la planification et le financement du développement, notamment à travers son chantier de « refondation institutionnelle ».

[2] Feuille de route de l’UE pour l’engagement envers la société civile en Haïti (2014-2017) dont l’une des priorités est de faciliter le dialogue entre les OSC et le gouvernement et renforcer leurs relations.

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